KVKK VE AYDINLATMA METNİ

Formlar Aracılığıyla Elde Edilen Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

TULCAS 2026 (International Conference on Trends in Language, Culture and Applied Studies) kapsamında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat hükümleri uyarınca; kongre başvurularının alınması, değerlendirilmesi, kayıt işlemlerinin yürütülmesi, katılımcılarla iletişim kurulması ve kongre organizasyon süreçlerinin sağlıklı şekilde gerçekleştirilebilmesi amacıyla bazı kişisel verileriniz (ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kurum bilgisi ve benzeri bilgiler) talep edilmektedir.

Toplanan kişisel verileriniz, açık rızanız veya ilgili mevzuatın izin verdiği hukuki sebepler doğrultusunda yalnızca bu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla işlenecek, güvenli ortamlarda saklanacak ve yetkisiz kişilerin erişimine karşı gerekli idari ve teknik tedbirler alınacaktır.

Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilecektir:

• Kongre başvuru ve kayıt süreçlerinin yürütülmesi,
• Bildiri değerlendirme ve hakemlik süreçlerinin yönetilmesi,
• Katılım belgeleri ve diğer kongre dokümanlarının hazırlanması,
• Kongre programı ve organizasyon faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Katılımcılarla gerekli iletişimin sağlanması,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması.

Kişisel verileriniz hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenecek ve ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca muhafaza edilecektir.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz; kongre organizasyonunun yürütülebilmesi amacıyla organizasyon komitesi, bilim kurulu, teknik hizmet sağlayıcılar, gerektiğinde ödeme altyapısı sağlayıcıları ve yasal yükümlülükler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile, KVKK'nın 8. ve 9. maddeleri çerçevesinde paylaşılabilecektir.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; kongre web sitesi, çevrim içi başvuru formları, e-posta, elektronik kayıt sistemleri ve diğer dijital iletişim araçları vasıtasıyla yazılı veya elektronik ortamda toplanabilmektedir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi

KVKK'nın 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz resen veya talebiniz üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Bu işlemler ilgili mevzuatta belirtilen usul ve esaslara uygun olarak yerine getirilecektir.

Kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini talep etmeniz halinde, talebiniz en geç 30 gün içerisinde değerlendirilerek tarafınıza yazılı veya elektronik ortamda bilgi verilecektir.

KVKK Kapsamındaki Haklarınız

6698 sayılı Kanun'un 11. maddesi kapsamında kişisel veri sahibi olarak;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
• KVKK kapsamında silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme,
• Bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir durum ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Kongre başvuru formlarında paylaştığınız kişisel veriler yalnızca TULCAS 2026'nın organizasyon, değerlendirme ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kullanılacak olup, ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı haller dışında üçüncü kişilerle ticari amaçla paylaşılmayacak ve satılmayacaktır.